Com es sabut, la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica, es promulgà amb la finalitat de promoure l’ús de la factura electrònica, molt especialment quan el destinatari és una administració pública.
A partir del dia 15 de gener de 2015, tots els proveïdors que hagin venut béns o prestat serveis a les administracions púbiques, estaran obligats a facturar electrònicament si són societats mercantils de capital (anònimes o limitades), persones jurídiques estrangeres, establiments permanents de entitats no residents, Unions Temporals d’Empreses i Agrupacions d’Interès Econòmic.
A grans trets, el format de la factura electrònica haurà de ser estructurat (Facturae) ,i signat amb firma electrònica reconeguda i bé amb segell electrònic avançat.
Es molt important que la factura electrònica reuneixi tots els requisits legals, tant formals com de contingut, per tal que aquesta no sigui rebutjada en presentar-se al Punt General d’Entrada de Factures Electròniques, del que disposaran les administracions, de forma individualitzada o agrupada. Aquest Punt General haurà de permetre conèixer en tot moment l’estat de tramitació de la factura , i també haurà de donar un acusament de rebuda automàtic, amb el corresponent registre d’entrada.
El Punt General d’Entrada de Factures Electròniques remetrà immediatament la factura a la oficina comptable de l’administració que correspongui, la qual en la major part dels cassos serà responsable del seu arxiu i custòdia, podent delegar aquesta funció en el Punt General, sense que aquesta opció permeti fer cap ús de la informació subministrada.
La oficina comptable haurà necessariament d’anotar la factura en un registre comptable i donar-li un codi d’identificació. Si cal, la remetrà al departament corresponent en cas que calgui un procés de conformitat. Es de destacar que aquesta oficina comptable haurà d’emetre un informe trimestral donant compte de les factures en les que hagin transcorregut més de tres mesos des de la seva entrada sense haver-se efectuat el reconeixement de la obligació.
També resulta interessant la utilització legal de la facturació electrònica en les relacions privades. Aquesta es troba regulada a la Llei 25/2007, de 28 de desembre , de Mesures d’Impuls de la Societat de la Informació. Hi ha determinades activitats, que resten obligades a emetre factura electrònica si la contractació del bé o servei ha estat també realitzat per mitjans electrònics. Es el cas de les agències de viatges, serveis de transport i comerç al detall. Es interessant tenir en compte que en determinats supòsits la factura electrònica pot tenir força executiva als efectes previstos en l’article 517 LEC.
Per tal d’arribar a una comprensió legal completa de la mecànica, funcionament, utilitats i legalitat de la factura electrònica, cal tenir molt present la regulació de la firma electrònica (Llei 59/2003, de 19 de desembre), la Llei 3/2004, de 29 de desembre, per la que s’estableixen mesures de lluita contra la morositat en les operacions comercials, la llei 16/2009, de 13 de novembre, de serveis de pagament, i el Real Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel que s’aprova el Reglament pel que es regulen les obligacions de facturació.
Existeixen diverses estratègies legals que permeten treure avantatge del sistema de facturació electrònica, amés de l’estalvi de cost que aquest sistema significa.
